Con la quarantena forzata, causata dalla pandemia di coronavirus, per aziende e liberi professionisti italiani é tempo di adeguarsi al modello ormai consolidato dello smart working. Se ne sente parlare tanto, ma cos’é? In cosa consiste? Perché é importante per il tuo business? Ecco come lavorare ai tempi del coronavirus.

Cos’é lo smart working? Lavorare ai tempi del coronavirus

Lo smart working è un nuovo approccio al nostro modo di lavorare e collaborare all’interno di un’organizzazione, in cui alla base ci sono tre elementi chiave:

• la revisione della leadership e del rapporto tra manager e dipendente, da controllo visivo (esercitata sul posto di lavoro) a fiducia;
• il ricorso a tecnologie collaborative, in sostituzione ai sistemi di comunicazione rigidi (lo approfondiremo in seguito);
• la riorganizzazione degli spazi di lavoro, dalle 4 mura dell’ufficio ad una rete diffusa distribuita su piú larga scala.

Questo nuovo approccio pone al centro dell’organizzazione la persona, facendo convergere gli obiettivi personali e professionali con quelli aziendali, in un unico modus operandi che garantisce una maggiore produttività aziendale.

Non hai capito nulla? In soldoni: lavori da casa, dallo Starbucks, dal parco o da dove vuoi; sei felice, produci di più e raggiungi gli obiettivi aziendali. Che gioia per il tuo capo!

Abbiamo gli strumenti per lavorare in maniera smart?

Partendo dal presupposto che ogni lavoro é più o meno adatto alla metodologia di lavoro smart (lavori manuali o dipendenti dalla sede fisica, come negozi o artigiani – vedremo in seguito come vendere online al tempo del coronavirus – faranno più difficoltà ad adattarsi a questa metodologia). Eccovi alcuni degli strumenti fondamentali per poter lavorare ai tempi del coronavirus ,da casa.

1. LA BASI (INTERNET E PC): sicuramente il cardine dello smart work é la connessione internet, più é performante meglio é. Senza star a consigliare un operatore piuttosto che un altro, sicuramente la soluzione migliore é avere: una connettività in fibra (FTTH); a seguire connettività VDSL (FTTC); infine, ADSL o ponte radio. Per quanto riguarda il pc, consci di non poterne acquistare uno nuovo per l’occasione, cercate di essere up-to-date con gli aggiornamenti di sistema (attualmente gli ultimi sul mercato sono MacOs Catalina, Windows 10, Ubuntu 19.10) e delle applicazioni, per evitare perdite di tempo dovute a bug noti, già risolti dalle software houses stesse. Parola chiave: aggiornamento! (vedi qui per consigli più saggi dei nostri)
2. VPN: lavorando da casa é fondamentale accedere ai dati utili per poter lavorare, distribuiti sui vari applicativi e storage aziendali (CRM, gestionali vari, storage locali, cloud etc etc). Partendo dal presupposto che non tutte le aziende hanno un’infrastruttura protetta da firewall, quindi con dati già accessibili al mondo se depositati in cloud, la soluzione migliore per l’accesso sicuro ai dati della propria azienda resta la VPN (virtual private network, se non sai cos’è ti consigliamo questo nostro articolo). Correte dai vostri amministratori IT e fatevene fornire una subito!
3. WEB MEETING e CONFERENCE CALL: comunicare mentre si é in posti diversi diventa quindi fondamentale per lavorare in maniera smart. Esistono una moltitudine di applicativi free o a pagamento. Noi consigliamo l’utilizzo dei più rodati, come Skype, Hangouts, Zoom.us, Jitsy Meet, e di mantenere lo stesso per ogni conferenza, in modo da acquisire dimestichezza. Ricordatevi di togliere il pigiama prima di iniziare la conference! ?
4. MESSAGGISTICA e COLLABORAZIONE IN TEMPO REALE: se non si vuole passare la giornata in video conferenza per collaborare in tempo reale, si possono usare diverse app di messaggistica istantanea. Le più conosciute sono: Skype (si può utilizzare anche solo come chat), Hangouts Chat, Slack, Microsoft Teams, Mattermost etc etc. Queste app consentono di chattare (ovviamente), condividere file di vario genere, promemoria, alert, pensieri e dubbi esistenziali. Inoltre, ci si può sbizzarrire con Office 365, G Suite e Nextcloud (se si ama l’open source) per lavorare in contemporanea sui propri documenti o criticare e correggere il lavoro dei colleghi, anche da smartphone!
5. VARIE ED EVENTUALI: MUSICA! MUSICA! MUSICA! Lavorare da casa ti da l’opportunità di rispolverare i metodi di concentrazione che usavi a scuola per studiare. Perché non approfittarne? Spotify, Apple Music e Amazon Music corrono in tuo aiuto con milioni, anzi miliardi, di playlist per farti concentrare/caricare/rilassare. Hai solo l’imbarazzo della scelta!
6. MODALITÀ GURU: se hai capito che lo smart working é la tua nuova missione, ecco a te tre piccole chicche: 1) iniziare il lavoro presto al mattino (sveglia alle 5:00, colazione, inizio alle 6:00) ti da almeno 2 ore di totale silenzio e concentrazione, mentre il resto del mondo dorme ancora; 2) una doccia ghiacciata al mattino tempra mente e corpo e ti dà una carica senza precedenti; 3) usa il metodo pomodoro per gestire la tua giornata come solo i veri guru del business sanno fare (vedi qui).

In conclusione

Ecco, qui avete più o meno tutto quello che vi serve per sopravvivere allo smart working e lavorare ai tempi del coronavirus. Ci sembra opportuno, peró, darvi ancora un paio di consigli da amici.

Gli strumenti indicati sono solo alcuni dei moltissimi tools, che sviluppatori di tutto il mondo ci forniscono per poter migliorare la nostra esperienze lavorative. Esistono tantissime altre app, come Trello, Evernote, Todoist, Simplenote etc etc, che possono tornare utili sempre, non solo in questa particolare situazione. Fate vostri questi mezzi e inseriteli nei normali flussi lavorativi post-covid. Non ve ne pentirete!

Anche se siete a casa vostra, da soli, al buio e con una pandemia che vi bussa alla porta; vestirvi e sistemarvi come se fosse una “normale” giornata lavorativa, può aiutarvi a non prendere cattive abitudini, difficili da abbandonare a quarantena finita. Passare le giornate in mutande davanti al pc é utile solo ad abbattervi psicologicamente! Alzatevi quindi alla solita ora (o comunque entro le 9), fate colazione, lavatevi, vestitevi e dateci dentro, perché quando tutto sarà finito riuscirete a ritornare in sella più disciplinati e motivati di prima.